【ダウンロード資料あり】入社前の手続きチェックリスト｜外国人学生採用担当者向け

初めて外国人材を採用する企業の担当者にとって、日本人採用と異なり、入社前にどのような準備や手続きが必要なのか不安に思う方も多いのではないでしょうか。
この記事では、海外大生の採用が決まった企業の方にご活用頂けるよう、【出入国】【受け入れ】【生活立ち上げ】のフェーズに分けて、企業側がすべきことと、内定者がすべきことを見ていきます。また、タスクをまとめたリストもダウンロードいただけます。

出入国のフェーズで企業がすべきこと

①在留資格認定証明書の準備

入社の約4か月前を目安に、在留資格認定証明書の準備が必要です。

在留資格認定証明とは

日本に入国しようとする外国人の方が、日本で行おうとする活動内容がいずれかの在留資格（「短期滞在」及び「永住者」を除く）に該当するものである等の上陸のための条件に適合していることを証明するために、入国前にあらかじめ申請します。

申請プロセス

在留資格認定証明書を取得するためには、該当の在留資格に基づき、居住予定地・受入機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署に提出する必要があります。申請には海外の大学に通う学生を高度人材（在留資格「技術・人文・国際業務」）として雇用する場合は、卒業証明書等の提出も必要になりますが、大学によって発行のタイミングが異なるためスケジュール管理などの注意が必要です。

②ビザ申請状況の進捗管理

在留資格認定証明書の申請・取得と並行して、内定者はビザの取得も必要です。ビザの申請には一定の時間がかかり、一度却下されると更に多くの時間を要することになるため注意が必要です。申請前に必要書類の不備・欠陥チェック、内定者への申請状況の確認（どこの大使館に、いつ申請完了したか）等、問題が起きた際に素早く対処し、申請が拒否されるようなことがないように申請状況を監督することが必要です。

▼「ビザ」と「在留資格認定証明書」の違い
簡単に言えば、ビザは日本への入国許可を示すもので、出国前に取得します。
一方で、在留資格認定証明書は日本での滞在許可を示すものです。

受け入れのフェーズで企業がすべきこと

ここでは内定者の入国前後で企業がサポート出来ることをいくつかご紹介します。

①フライトの手配

内定者の居住地から最寄りの空港への交通手段の確認や、早朝のフライトになる場合など前泊となる場合は、現地空港近くでのホテル手配等も必要です。
それぞれかかる費用についての負担についても取り決めておく必要があります。

②入国時に必要な手続きのサポート

空港での入国審査、通信手段確保の方法、空港から住居への行き方、電車の乗り方等、入国時に必要なステップを整理し、内定者に案内すると良いでしょう。
特に日本への入国が初めてとなる内定者の場合は、特に手厚いサポートが必要になります。

生活立ち上げのフェーズで企業がすべきこと

ここでは内定者の入国前後で企業がサポート出来ることをいくつかご紹介します。

①住居の手配・サポート

仮に寮が無い場合は住居を手配する必要があります。外国籍OKの物件が限られることや、不動産業者が言語対応できるかなど、通常の日本人のお部屋探しとは異なる部分が多いため、専門家にアドバイスを求めながら進めていくことをお勧めします。

（関連記事を読む：外国人材への“住居手配”の手順を紹介！物件契約が難しい外国人お部屋探しについて、専門家の尾﨑氏が解説）

仮に寮の場合でも、ベジタリアンやムスリムの方である場合はキッチンが必要となったり、住宅補助が制度化されていない場合には、社内での申請や予算確保が必要になるケースもあると思うので、確認が必要です。

②生活立ち上げガイダンスの実施

ゴミ出しのルールや日常生活での注意事項等、基礎的なマナーや最低限必要となる常識などを事前にレクチャーしておくと良いでしょう。

③役所への届出や金融機関口座開設のサポート等

役所での通訳や、口座開設の申請書類の記入の補助が必要で、場合によっては同行する必要も出てくるでしょう。

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詳細はダウンロード

この記事では代表的な準備・手続きをいくつかピックアップしてご紹介しましたが、ダウンロードできる資料には【出入国】【受け入れ】【生活立ち上げ】のフェーズに分けて、「企業様のToDoリスト」「外国籍内定者のToDoリスト」をまとめています。ぜひお気軽にダウンロードください。