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【日本企業向け】コロナ禍の外国人材の受け入れ方法を解説!ビザ申請、入国前後の一連の対応をまとめた無料ダウンロード資料有り

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海外で採用した外国人材を日本で受け入れるためには、ビザなど出入国関連の対応をはじめ、多数の工程が発生します。

さらにコロナ禍で、一連の流れは複雑化。ミスなく予定通りの入国を実現するには、必要な対応の全体像をつかみ、日々変わる状況を把握することが不可欠です。

そこで本記事では、外国人材の法務・労務に明るい杉田昌平弁護士とともに、これまで2022年に入ってから11社の外国人材の入国対応のサポートをしてきたASIAtoJAPANの経験を基に、コロナ禍の出入国関連、入国前後の各対応について、注意点とともに解説します。

また、その際の理想的な対応の仕方について、各項目と対応の順序をエクセルにまとめました。以下より無料でダウンロードができますので、合わせてご確認ください。

>>無料ダウンロードはこちら

※以下内容は国や情勢によって異なる可能性があります。


出入国関連の対応

1.パスポート有無及び有効期限の確認(内定〜入国4カ月前)

パスポートを持っていない、ないし有効期限が切れている場合は、本人に取得してもらう必要があります。内定承諾のタイミングで確認をしておきましょう。パスポート発行にかかる時間は国によって異なりますが、入国4カ月前には動き出しておくと安心です。

2.在留資格証明書(COE)申請に必要な書類を内定者から回収(入国3カ月前)

基本的な必要書類はパスポート、顔写真、卒業証明書、成績証明書の4点で、就業経験がある方は履歴書、日本語検定に合格している場合は合格証書があった方が良い場合など状況によりその他の追加書類が必要な場合もあります。

大学や学部によって卒業証明書、成績証明書の発行時期や申請方法は異なるので、内定承諾のタイミングで「いつ、どうやって取得するのか」を大学の事務局に確認してもらうよう本人に促し、事前に取得時期を把握しておきましょう。

3.在留資格証明書(COE)申請書作成(入国3カ月前)

在留資格証明書(COE)申請書は、提出企業ごとにカテゴリー1〜3に分類され、各カテゴリーで必要書類が異なります。カテゴリーの分類条件や必要書類は、出入国在留管理庁の以下ページで確認できます。

>>日本での活動内容に応じた資料【在留資格認定証明書交付申請】技術・人文知識・国際業務

申請書類に不備がある場合は差し戻しとなり、やりとりに多くの時間を費やすこととなります。スムーズな申請のためには申請書類作成を注意深く行うことが重要です。

4.入国管理局への在留資格証明書(COE)申請(入国1〜3カ月前)

在留資格証明書(COE)の申請は、本人、受入企業担当者、行政書士、弁護士のみ可能です。(作成自体は他の人でも可)

なお、申請から受理までの期間はカテゴリーごとに異なり、カテゴリー1が短く、カテゴリー3が長い傾向にあります。カテゴリー1の場合は数週間程度で申請結果が出ることもありますすが、カテゴリー3の企業の中には約3ヵ月を要したケースもあるため、余裕を持った対応が必要です。

5.在留資格証明書(COE)原本を内定者へ送付(入国1〜2カ月前)

国際郵便で在留資格証明書(COE)原本を内定者に発送します。コロナ禍で発送可能地域が限定されたり、到着までの期間に遅延が生じたりする可能性があるため、配送業者に事前の確認が必要です。

※在留資格証明書(COE)の有効期限は3カ月です。有効期限内にビザ申請を行なう必要があります。

※在留資格証明書(COE)を発行したものの、コロナ禍で入国がかなわなかった場合、申立書を提出することで有効期限延長措置を受けることができます。その際、申立書の入国日やフライト情報は仮のスケジュールで問題ありません。
>>在留資格認定証明書の有効期間に係る新たな取扱いについて

6.入国者健康確認システム(ERFS)にて受付済証を発行(入国1〜2カ月前)

入国者健康確認システム(ERFS)で外国人新規入国オンライン申請を行います。

必要なものは、①パスポート情報、②日本での滞在先情報の2点です(滞在先情報は一時滞在先や待機場所など、入国直後の仮のものでも可)。

申請はWebで所要時間は10分程度、受付済証はPDFで発行されるので、ネットで内定者への送付が可能です。

>>入国者健康確認システム(ERFS)

>>受入責任者向け申請マニュアル

7.現地での内定者によるビザ申請(入国2週間〜1カ月前)

在留資格証明書(COE)原本が内定者の元に到着後、領事館か大使館にて、内定者本人もしくはエージェントが代理でビザ申請の手続きをします。

ビザ申請に必要なものは、①在留資格証明書(COE)原本、②入国者健康確認システム(ERFS)、③パスポート原本、④ビザ申請書、⑤写真の受付済証の5点です。その他の書類が必要な地域、場合もございます。内定者に各大使館への問い合わせを依頼しましょう。

従来は居住地域の管轄外の大使館でもビザ申請ができましたが、コロナ禍で申請先が厳格化されるケースも増えており、且つ申請に予約が必要なケースもあるため、内定者には申請前に訪問予定の大使館へ電話で確認を取るよう促しましょう。ただし、事前に電話で確認を取っても大使館の担当者によって対応が変わるケースもあります。

また、コロナ禍の影響で、国によってビザ申請のルールは日々変わります。たとえ同国内であってもルールが統一されていないこともあるため、過去の情報を参考にしつつ、最新情報をその都度確認することを推奨します。

ビザ申請受理の翌日から起算し、原則5業務日でビザは発給されますが、上記の通りルール変更があったり、国によって期間が異なったりする場合もあるため、余裕を持った対応が必要です。

8.ワクチン接種状況の確認(入国1週間〜1ヵ月前)

入国者のワクチン接種の状況(接種の有無、種類、接種回数)と、政府が定めた国・地域の区分によって入国後の待機期間が異なります(以下、図参照)。

入国前に内定者にワクチン接種状況を確認し、必要であれば待機場所の手配を行いましょう。なお、待機場所への移動の際、入国後24時間以内であれば公共交通機関の利用が可能です。

指定国・地域および有効なワクチン接種証明書の詳細は以下より確認できます。なお、指定国・地域は随時変わるため、フライト前日に最新情報の確認が必要です。

>>海外から日本への入国に際し有効と認めるワクチン接種証明書について

>>水際対策強化に基づく国・地域の区分


入国前の対応

9.住居手配(入国1カ月前)

入国後に内定者が生活する住居を手配します。外国人が海外から日本の賃貸物件を借りるのは限りなく不可能に近く、さらに外国人入居が可能な物件は少数であるため、企業側での手配が必要です。

ビザ発行の目途がたったのち、来日約1カ月前から物件を探しましょう。外国人向けの賃貸物件紹介に特化した不動産業者もあるので、そういったサービスを利用するのもおすすめです。あるいは当面の住まいとしてマンスリーマンションを2カ月ほど契約し、その間に本人と住居を探す方法もあります。

入居開始日は、内定者の入国当日にしておくと安心です。先述の通り、入国直後の待機期間が発生する指定国・地域は随時変更するため、待機予定だった内定者の待機期間が直前に不要となるケースもあるためです。

また、マンスリーマンションなど家具付きの物件でなく、かつ午後着のフライトの場合、到着初日はホテルを取ることを推奨します。早朝着のフライトでない限り、住居着は夕方になってしまい、ガス開栓などの手続きや布団など必要なものの購入ができないこともあるためです。

※日本に到着してから各種手続きを終え、到着ロビーに出るまで、1〜4時間ほどかかります(午後到着の方が混雑し、外に出るまでに長時間を要する傾向にあります)

10.待機場所の手配(入国前日〜2週間前)

入国後、待機が必要になる場合はホテルなど待機場所の確保を推奨します。たとえ住居を手配していたとしても、家具や家電の買い物に行けないため、生活が困難になります(マンスリーマンションなど、家具・家電付きの住居であれば待機場所の手配は不要です)。

※内定者が入国前のPCR検査で陽性となった場合、再手配が必要です

11.待機期間の食事の手配(入国前日〜2週間前)

内定者によっては、ベジタリアンやハラル対応の食事が必要なケースもあります。事前に確認し、手配しておきましょう。

12.待機期間短縮のための検査予約(入国前日〜1週間前)

「赤色区分からの入国で、有効なワクチン接種証明書がある」「黄色区分からの入国で、有効なワクチン接種証明書がない」場合は日本到着後に自宅待機となりますが、待機から3日後にPCR検査を受けることで、待機期間を短縮できます(検査を受けない場合は7日間待機)。

希望の場合は待機場所から公共交通機関を使用せずに行ける、厚生労働省指定の検査機関および検査方法での予約が必要です。検査機関は以下より検索が可能です。

>>入国者の待機緩和向け自費検査機関の検索

なお、検査結果が出るまでの期間は検査機関および検査方法によって異なるため、事前に問い合わせが必要です。

13.航空券手配(入国1週間〜1ヵ月前)

新型コロナウイルス感染症の感染リスクを下げるため、乗継回数が多いフライトや乗継時間が長いフライトは避けましょう。

そういったフライトのほとんどは格安航空券ですが、ほとんどの内定者はスーツケース2〜3個を持参するため、格安航空券の場合は預入荷物代が追加で発生します。結果的に総額はJALやANAなどの一般航空会社とほとんど変わらないことが多いです。

また、可能であれば変更・キャンセルが可能な航空券を手配しましょう。内定者が入国直前に新型コロナウイルスに感染し、来日スケジュールが変更になる可能性もあります。

※現在国際便が発着している空港は限られており、便数も限定されています。

※内定者が入国前のPCR検査で陽性となった場合、再手配が必要です。

14.現地から日本への引越し手配(入国1週間前〜1ヵ月前)

内定者の荷物が多い場合、現地で引越会社を手配する必要があります。ただ、高額かつコロナ禍で国際配送が不安定であるため、スーツケースで運べる範囲内に納めるよう促す方が無難です。

15.個人印の作成(入国1週間〜2週間前)

役所手続きや銀行口座開設など、入国後の各種対応に必要となるため、事前に用意しておくとスムーズです。なお、印鑑の名前はカタカナ6文字以内までに制限されるため、6文字以上の場合はミドルネームや愛称、略称などを使用しましょう。

16.空港から滞在先への移動手段の確保(入国前日〜2週間前)

内定者の多くはスーツケース2〜3個を持参しており、大荷物です。電車での移動は現実的ではありません。特に朝・夕のラッシュ時と移動時間が重なる場合、電車移動は非常に困難です。

リムジンバスはコロナ禍で運行していない地域も多いので、事前に確認をしましょう。バスがない場合はタクシーを推奨します。

なお、到着してから各種手続きを終え、到着ロビーに出るまで1〜4時間ほどかかります。空港へ迎えに行く場合は待ち時間の参考にしてください(午後到着の方が混雑し、長時間かかる傾向にあります)。

17.旅行傷害保険への加入(入国前日〜1週間前)

日本国内に入国してから入社するまでの期間は、国民健康保険の加入が義務付けられているので、到着から国民健康保険加入までの期間分の保険に加入します。

到着後に新型コロナウイルス感染症を発症することもあり、その場合は国民健康保険加入の手続きができないため、2週間〜1カ月程度加入しておくと安心です。その際、キャッシュレス対応が可能な保険を選ぶと便利です。

※内定者が入国前のPCR検査で陽性となった場合、再手配が必要です

18.日本到着後の通信手段の手配(入国1週間〜2週間前)

日本入国後の連絡手段を確保するため、SIMカードないしポケットWi-Fiの手配をします。空港でピックアップできるSIMカードないしポケットWi-Fiがおすすめです。慣れない日本で何も分からない中、ネットが通じない不安は大きいもの。到着直後にスマホやPCを使える状態にしておきましょう。

なお、SIMカードを手配する場合は入国前でも申し込みできる『GTNモバイル』など、外国人向けのモバイルサービスの利用が便利です。

19.内定者への入国関連の連絡(入国1週間前)

出国前に以下対応が必要です。不備があると日本への入国ができないため、内定者に確認をしながら、慎重に対応しましょう。

・出国前72時間以内の検査

 ※日本政府が認定している検査手法での検査証明書が必要です
 >>検査証明書の提出について

・検疫の入国前WEB手続き「ファストトラック」の申請

 >>ファストトラック

・税務申告手続等を行えるウェブサービス「Visit Japan Webサービス」の申請

 >>Visit Japan Webサービス

・入国者健康居所確認アプリ(MySOS)、接触確認アプリ(COCOA)のダウンロード・設定

 >>入国者健康居所確認アプリ(MySOS)ダウンロード

 >>接触確認アプリ(COCOA)

 >>厚生労働省・入国者健康確認センター 日本へ入国・帰国した皆さまへ

他に、待機期間中の注意点も伝えておきましょう。待機期間中は誰にも会えず、毎日、位置情報と健康状態の報告を行う必要があります

20.日本での生活に関するガイダンスの実施

ゴミの出し方や電車の乗り方、緊急時の対応方法など、日本で生活をする上で最低限必要な情報を事前に伝えましょう。


入国後の対応

21.空港もしくは滞在先への出迎え(入国当日 or 入居当日)

先述の通り、内定者はたくさんの荷物を抱えて慣れない日本に到着するため、空港への出迎えがあると内定者の安心につながります。

特に入国初日から住居に入居する場合、ガス開栓に立会いが必要だったり、電気の付け方など不明点が発生したりすることがあるため、日本での生活に関するガイダンスと合わせて、生活に必要な情報を伝えると親切です。

22.役所手続き(入国翌日 or 待機機関解除翌日)

入国してから入社するまでの期間は、国民健康保険と国民年金への加入が必要です。役所で手続きを行いましょう。

他に住民登録(転入手続き)を行い、①在留カードの裏面への住所印字、②マイナンバー入りの住民票の取得(2枚あると安心)を行います。これらは銀行口座の開設に必要となります。

なお、住民登録はウィークリーマンションは不可の場合もありますので、ご注意ください。

※コロナ禍の対応として、ワクチン接種証明書や航空券、パスポートなどの提示が求められる場合もあります。持参しておくとスムーズです。

23.携帯電話番号の取得(役所手続き後)

入国前にSIMカードを手配していない場合、対応が必要です。SIMカードの申し込みには、裏面に住所が印字された在留カードが必要です。また、コンビニ支払いができないSIMカードの場合、クレジットカードや銀行口座を持っていなければ契約できないことがあるため、コンビニ支払いができるSIMカードを選びましょう。

※銀行によっては、銀行口座を開設するのに電話番号が必要となるケースがあります。銀行口座開設前に電話番号を取得できるよう手配しましょう。

24.銀行口座開設(役所手続き&携帯電話番号取得後)

銀行口座の開設にあたり、①裏面に住所が印字された在留カード、②マイナンバー入りの住民票が必要です。他に、銀行によっては個人の電話番号や社判入りの在職証明書の提出が求められるケースもあります。

コロナ禍で銀行口座開設に予約が必要な銀行もあるため、必ず企業側が事前に電話で必要書類と予約の確認をしましょう。過去には予約日が最短で2週間先になったケースもあるため、早めに問い合わせと予約を行うとスムーズです。

25.厚生年金、会社の健康保険などへの加入手続き(入社後)

入社後の厚生年金、会社の健康保険などへの加入手続きには、マイナンバー入りの住民票が必要です。入国後の各種役所手続きの際に取得しておきましょう。

26.内定者負担費用の立替精算(入社後)

ビザ申請や入社前後で発生した内定者の立替金を精算します。企業によっては入社準備金としてまとまった金額を支給し、個別の精算はしないケースもあります。


外国人採用が不定期かつ、内定者が数名の場合は外注がおすすめ

ご紹介した通り、外国人内定者の受け入れには多数の工程があり、コロナ禍でさらに複雑化しています。

一つ一つの工程が重要であり、ミスが発生することで入社予定日に間に合わなくなるリスクもありますが、コロナ禍で日々変わるルールや状況を正確に把握し、適切な対応をするのは非常に困難かつ多大な時間が必要です。

仮に外国人材の採用が不定期で、かつ受け入れ人数が少数なのであれば、入国までの一連の流れをアウトソースするのも一つの手。ASIAtoJAPANは、外国人材の法務・労務に明るい杉田昌平弁護士とともに、2022年に11社のサポートをしており、最新情報および事例を把握しています。

出入国関連対応から入国前までの一連の手配は、一人当たり20万円から承っております。詳細をご希望の方は以下よりお気軽にお問い合わせください。

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